mardi 13 mai 2014

CRM pour école et université

Si cela étonne, voire choque certaines personnes, la gestion d’une école peut-être apparentée à la gestion d’une entreprise.

Il faut gérer des horaires, des dossiers, des ressources de travail comme les classes et les matériaux didactiques.

Dès lors, beaucoup d’écoles commencent à chercher auprès des logiciels d’entreprises des solutions adaptées à leurs besoins.

Fait intéressant, certains de ces logiciels CRM (CRM signifiant Customers Relationship Management, soit gestion de la relation client) sont déjà utilisés dans beaucoup d’Université, dans le cadre de la gestion de leurs alumni et de leurs modules de formation continue.

L’un des pionniers du secteur est le logiciel CRM en ligne SIMPLE CRM.

Je vous propose de passer en revue certaines fonctionnalités qui permettent de découvrir comment ce type de logiciel peut devenir un CRM pour école, réellement pratique et efficace.

CRM pour école : la gestion des élèves


A chaque élève, un dossier d’inscription et un dossier scolaire.

Simple CRM via son système de gestion de Projet, permet cela.

Comment procéder en pratique ?

Il faut d’abord créer le dossier d’inscription. A ce dossier, nous allons créer, et attacher 3 fiches de contact : l’enfant, la maman et le papa.

Que vous transitiez ensuite depuis la fiche de l’enfant ou de l’un de ses parents, vous pourrez de toute façon immédiatement visualiser le dossier d’inscription.

Vous allez stocker dans ce dossier les rendez-vous (qui apparaitront dans votre calendrier de travail ou celui des professeurs concernés), et des documents.

Un Projet est donc en quelque sorte un classeur dans lequel vous rassemblerez toutes les informations.

Par année d’apprentissage, vous pouvez créer un dossier avec bulletin de notes et suivi administratif.

CRM pour école : la gestion des classes et des outils d’apprentissage


Simple CRM permet la gestion de ce qui est appelé des ressources de travail.

Vous pouvez ainsi gérer la réservation d’une salle ou d’un outils d’apprentissage.

Gros avantage : les professeurs peuvent voir directement ces calendriers sur leurs smartphones. Ainsi, s’ils se décident à la dernière minute, ils peuvent vérifier la disponibilité de la ressource d’apprentissage visée et s’ils ont de cla chance, voir immédiatement qu’elle est encore libre.

CRM pour école : la mise en place d’évènements


La mise en place d’une fête, d’une journée portes ouvertes ou d’une voyage scolaire peut-être géré via Simple CRM.

Vous pouvez créer des Interactions (= tâches à réaliser) et les affecter à vos différents collègues. Via un tableau de pilotage, vous pouvez voir les étapes terminées (qui sont vertes), celles en cours de réalisation (coloriée en jaune) et celles non commencées (rouge).

CRM pour école : gestion centralisée des documents


Tous les documents importants de votre administration comme des formulaires types, ou encore des modules d’apprentissages en Power Point ou Word, peuvent être stockés dans Simple CRM et partagé à l’ensemble du corps enseignant.

A qui donner accès au CRM de votre école ?


Tout dépend de ce que vous désirez : soit un CRM pour gérer uniquement votre administratif ou d’un CRM pour gérer la totalité de la vie de votre école.

Deux facteurs sont à prendre en compte : votre projet éducatif dans son ensemble (interdépendant de vos processus de travail interne) et votre budget.

Voici le prix de Simple CRM, basé sur des pack d’utilisateurs :
  • 1 user : 7,5 € HTVA par mois
  • 5 users : 50 € HTVA par mois
  • 10 users : 125 € HTVA par mois
  • 20 users : 250 € HTVA par mois
  • 30 users : 500 € HTVA par mois
  • 40 users : 750 € HTVA par mois
  • 50 users : 1000 € HTVA par mois
  • Plus de 50 users : 1000 € + 15 € par utilisateur

Conclusion


Ce type de logiciel est un gain de temps important : tout est centralisé et tout est retrouvé grâce à un puissant moteur de recherche.

Certes, cela bouscule un peu certaines habitudes mais cela diminue le temps perdu et facilite réellement le travail administratif de toute l’équipe scolaire.